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保理公司发票处理

发表时间:2013-12-09浏览次:
 发票转让与转让通知
  卖方履行贸易合同,发货并出具发票,代表应收账款成立。根据保理协议的安排,卖方应将发票代表的应收账款债权转让给保理商,要求卖方在出票的同时,向买方出具《应收账款债权转让通知》,以表明该笔应收帐款的债权已转让给保理商,买方只有向保理商付款才能够解除债务。根据法律规定,债权转让通知是债权转让对债务人发生效力的条件,即如果债权转让未通知债务人,则该转让对债务人不会产生任何约束力。因此,债权转让通知在保理业务中是非常重要的,它直接影响到保理商的债权人地位,以及保理商相对于债务人所拥有的权利。此外,我国的法律规定,债权转让需由卖方(原债权人)履行通知义务,债权的受让人对债务人所进行的通知往往不具备上述法律效力。因此,在保理业务中,债权转让通知都是以卖方的名义进行的。
  在国际保理业务中,债权转让通知通常不以独立的法律文件的形式出现。一般会在发票上加注债权转让通知文句,保理商事先制作好印有转让通知文句的不干胶贴,当卖方出具发票时,将胶条粘贴在发票上。
  卖方要向保理商提供内容完全相同的发票或发票副本,其作用主要是为了完成应收帐款向保理商的转移和作为保理商记账的依据。
  发票列表
  卖方提交发票的同时应提交《保理业务申请书》,内含发票列表,列明所提交发票的细节,包括买方名称、发票号、金额、赊销期限、价格条款及合计金额,格式一般由保理商预先提供。
  发票列表的主要目的是一方面减少卖方错开发票的可能,另一方面卖方必须非常注意买方各项联络地址的准确性,包括注册地址、通讯地址等。特别是买方客户的联络地址或寄送账单的地址与通常的营业地址不同的时候更是如此,这对于保理商能够日后顺利地承担起应收帐款管理、收帐和催收工作而言是十分重要的。
  保理商在收到发票及发票列表后应认真的进行核对,降低卖方出错的几率。保理商将每周应向卖方提供《发票及贷项清单报告》。
  贷项清单/更换发票
  贷项清单是卖方用于减少发票金额的重要工具。在许多情况下,卖方需要减少发票金额。例如,开错发票金额或是买卖双方协商降价等。在日常业务中可能会出现多种可能,需要冲减发票金额的情况在所难免。贷项清单是卖方冲减发票金额的主要工具。当保理商收到卖方提交的贷项清单后,会在卖方的账户中做出与接收发票相反的记账从而冲减发票金额。
  在中国,由于没有使用贷项清单的商业传统。当发生发票减额时,通常会采用退换发票的方式来处理。因此,在中国的保理业务中不会出现贷项清单的业务处理。但是,更换发票的情况会经常发生。需要我们注意的是,当更换发票的现象频繁发生时,会导致债权稀释,从而影响到保理商的融资安全。
  接受转让或拒绝
  保理商收到卖方的发票列表后,会对发票列表以及所附的发票进行必要的审核。审核的要点主要有:发票列表与所附发票内容是否一致;发票列表是否经有权签字人签发;发票是否过期;发票的金额、币别记载是否正确,货品、付款条件是否与卖方日常的交易一致;是否存在重复开票或虚开发票的可能;是否进行了应收帐款债权的转让通知。
  保理商对发票进行必要的审核后,将会确认发票所代表的应收帐款债权,接受卖方的转让并将发票逐笔记入各个买方的账户中。我们必须注意的是,保理商接收发票与接受转让是不同的两个行为,具有不同的法律效果。只有保理商接受了发票所代表的应收帐款,应收帐款的债权才实现转让,接受应收帐款债权转让的标准通常是以保理商将该笔债权记入卖方的账户中为准。
  保理商在接收发票后也可能会做出拒绝接受的反应。一般而言,保理商拒绝接受发票的原因是有限的。这些原因包括:发票记录不够清楚;发票中出现计算错误,发票逾期或重复出票等。被拒绝接受的发票金额不会被记入卖方的账户中。
  顺便一提的是,贷项清单的操作采用相同的方法。
  保理商收款
  帐户经理在月末会向每个买方提供《应收账款月报》,标明尚未到期但即将到期以及已经到期或已经逾期未付的应收账款,它能够起到对帐作用并提示买方恰当安排未来的资金,从而对买方的应付账款管理起到一定的辅助作用,在一定程度上有预先催收的性质。
  客户经理根据《应收账款月报》,在应收账款到期前一周内提示买方付款,针对大额和集中到期的发票应尽早与买方沟通,作出还款的时间安排。监督买方将款项付至保理专户或监管账户,避免出现间接付款造成卖方挪用资金。
  收款的记账工作一般是通过保理系统来完成的。当收到买方的付款时,帐户经理会将买卖双方的编号以及收款金额输入,保理系统便会自动识别卖方与买方的账户并做出相应的入帐处理。通常情况下,应按照发票核销,如买方未提供发票编号,应首先冲销敞口期限最长的发票。保理商应每周向卖方提供《买方付款情况报表》,记录买方的付款情况,供保理商与卖方之间对帐使用。
  如果买方没有将款项直接付给保理商,而是付给了卖方。这种现象被称为间接付款。例如,买方以签发支票或者银行承兑汇票的方式向卖方支付款项,或者买方直接将货款汇入卖方的银行账户等。发生这种情况,保理商会要求卖方将收到的款项立即支付给保理商,如果是票据形式的收款,卖方应将票据背书转让给保理商。一般在保理业务开展初期,由于买方的疏忽会发生,此时应提示买方注意保理业务的安排,避免这种情况的再次发生。如果叙做业务的过程中买方突然没有遵循要求或者频繁发生间接付款现象,保理商应注意防范卖方潜在的风险。
  对间接付款的管理包括两个方面:
  1. 预先采取措施尽可能的防范和避免发生间接付款。
  (1)保证买方充分已知保理业务的安排:卖方签发《保理业务导入函》,提示买方转让的应收账款必须支付给保理商方能解除债务上的法律责任。
  (2)履行有效的转让通知:在每一次卖方转让应收账款的时候,都应确保卖方要向买方发出《应收账款转让通知书》,明确买方采用有效的付款方式,并指明保理商的收款账号。
  (3)客户经理随时与卖方保持联系,特别是在应收账款临近到期前及与客户合作初期,以便尽早得知任何不利的付款信息。
  (4)客户经理应根据《应收账款月报》随时对帐,及时发现间接付款,针对大额发票和集中到期发票,必要时应提前一周提示买方事先做出资金安排。
  (5)帐户经理应逐笔检查付款的原始凭证,确保买方直接付款,及时发现间接付款。帐户经理应保管付款的原始凭证副本。
  2. 已发生间接付款后的管理。
  (1)帐户经理检查付款的原始凭证及入账凭证,发现间接付款后,应考虑正常的清算时间,考察付款时间与入账时间是否吻合,及时发现卖方在收到货款后是否存在违反《保理业务协议》中关于发生间接付款时卖方应立刻将款项归还我行的规定。
  (2)一旦发现间接付款现象,账户经理在保理系统中进行记录,并通知客户经理。
  (3)客户经理应督促企业将款项付至保理商的帐户内,并要求企业与买方进行协调,保证今后应遵循保理商的要求支付,不出现类似的现象。同时,客户经理进行深入调查,确定发生间接付款的原因,填写《异常业务情况调查表》提交给帐户经理备查。
  (4)在发票到期时发生的间接付款,客户经理有能力立即发现,并应督促卖方将间接付款所涉及的款项支付我行。如果买方在发票到期日前将款项直接支付给了卖方,这种间接付款具有很强的隐蔽性,客户经理应保持必要的警惕,尽早发现并尽力避免这种情况。
  
  应收帐款的催收
  催收是从发票到期开始的。催收方式以及催款周期往往要考虑卖方的需要,根据买方的资信情况,买卖双方的交易记录与交易关系,当地的交易习惯与行业习惯、事态的发展状况与严重程度等多种因素对不同的买方采取不同的催款周期。此外,对买方所采用的催收态度也要充分考虑卖方客户关系管理方面的需要。即使是对于那些非常顽固的买方,究竟应当是温和的或强硬催收态度也必须顾及卖方的需求。
  保理商会以事先与卖方商定的方式向买方进行催收。一般的流程是,发票到期而买方仍未付款时,保理商会向买方发出一份《逾期发票付款催收函》,列明已到期的发票内容,并适用恰当的文字表达提示买方应当及时付款。第一份催收函发出后,如果买方仍未付款,保理商会在一定的时间后(比如10天)发出第二份催收函。第二份催收函所使用的文字表述会较以前有所加重,以进一步催促买方付款。除了进行书面催收以外,保理商还会根据实际业务情况,进行电话催收或必要的走访。
  如果连续发出三份催收函买方仍未付款的话,保理商会考虑借助法律手段进行收款,这是最后的解决方式。一般情况下,保理商会起草一封最后的催收函,通常在指示律师采取行动之前发出。在发出之前,保理商会事先将其副本发给卖方。如果卖方反对采取法律行动,绝大多数保理商会立即撤销对该应收帐款已做出的核准并将该应收帐款反转让给卖方。需要特别注意的,在无追索权保理业务中,真正的合法债权人不是卖方。当事态发展到需要采用法律手段来进行收款的时候,买卖双方的客户关系已经不再重要。保理商保护自身的正当权益才是当务之急。如果卖方反对采取法律行动,卖方就应当赎回已转让的应收帐款并赋予保理商保证融资安全的权利。这种权利会在保理协议中做出明确的约定。
  发生间接付款或买方迟付的情况时,通常是由客户经理来出面处理的。客户经理要对日常买卖双方的付款情况进行监控,尽早发现并处理异常情况,使问题得到妥善的解决。在实际业务中,客户经理应及时与买卖双方沟通,分析迟付的原因,既要保障自身作为债权人的权利,也要恰当把握催收的方式,处理好保理商与买卖双方之间的关系,并能够使买卖双方之间所建立起来的正常的供应关系得到有效的维系,甚至是加强。
  向买方催收并收款是保理业务中的一项非常重要的服务,这不仅仅是债权清算的问题,还涉及对买方的信用管理,卖方的客户关系管理等,构成企业赊销管理的一个重要组成部分。保理商必须能够对应收帐款债权进行清晰的管理,具备良好的通讯条件和训练有素的职员,此外,还要求掌握充分而准确的信息,同时,取得卖方的配合,提供相关的重要信息。
  对卖方的融资
  卖方开始向保理商转让应收帐款后,卖方可以要求从其在保理商的账户中支出一定的款项,这种款项可以是保理商已收到的买方的付款,也可以是保理商向卖方提供的预付款,即所谓的贸易融资。
  保理商为卖方资金使用账户(FIU,Fund In Use),记录对卖方的预付款和付款。
  在卖方与保理商签署的保理协议中,一般会规定一定的融资比例。帐户经理控制融资额度,并在可融资余额(合格的发票X融资比例-已融资余额)的范围内为卖方提供资金融通。当保理商收到买方的付款后,保理商会首先将收到的款项去充抵卖方的融资以及融资所产生的利息,剩余的部分在扣除手续费后再划入到卖方的指定账户中。
  为了便于卖方了解资金使用情况,保理商会定期向卖方提供《卖方客户对帐单》,显示卖方还能够从保理商那里提取多少款项,卖方也可以通过电话随时向保理商查询账户余额情况。